iDocus vous propose plusieurs formats de récupération des écritures comptables et pièces selon le logiciel comptable que vous utilisez.
Dans Mon organisation > Paramètres > Logiciel comptables / export csv vous pouvez activer/désactiver un ou plusieurs types de format d'export des pièces dans la pré-affectation dans l'onglet « Autres logiciels » parmi les logiciels comptables proposés dans la liste.
Remarque : Chaque option indiquée ci-après peut également être ré-écrite au niveau de chaque dossier dans l'onglet Logiciel comptables / export csv
iBiZa
A utiliser lorsque Full Software est le logiciel comptable du cabinet et certains clients afin d'y transférer les écritures comptables traitées par iDocus. Vous avez la possibilité de paramétrer les options suivantes :
Liaison entre Full et iDocus
Pour créer le lien entre Full et iDocus il faut passer dans le store Full en suivant les étapes ci-après :
Copiez le jeton et mettez le dans le champ « Jeton d'accès Scan et OCR » de l'onglet iBiza. Si le jeton est accepté, l'état du Jeton d'accès devient « Valide »
Livraison des écritures
Une fois les écritures traitées par iDocus, elles peuvent être livrées automatiquement dans votre outil comptable si l'option « Souhaitez-vous livrer automatiquement les écritures ? » est activée ou manuellement dans le cas contraire.
Activation de la comptabilité analytique
iDocus propose désormais l'activation de la comptabilité analytique permettant ainsi d'avoir une vision plus détaillée de chaque activité dans l'entreprise. Pour l'activer, Il vous suffit de modifier l'option « Souhaitez-vous activer la compta analytique ? » en OUI.
Vous pourriez ensuite Paramétrer une analytique par défaut pour un journal, Téléverser des documents par ventilation analytique pour chaque dossier
Format de nom de la pièce iDocus dans Full (colonne "Pièce" dans Full)
Cliquez sur Modifier pour définir un autre format que le format par défaut en pré-affectation. Le format standard est CodeCabinet%CodeDossier journal période pièce (Exemple : IDOC%IDO01 AC 201704 001), si rien n’est sélectionné, ce format est retenu.
Format de l'écriture comptable dans Full
Cliquez suez Modifier si vous souhaitez paramétrer le libellé des écritures ainsi que les informations à exporter chez Full. Il convient de déplacer les champs selon vos besoins pour avoir l'ordre d'information à afficher dans le libellé (Exemple : Tiers, Devise - Taux de conversion - Remarque)
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Exact Online
A utiliser lorsqu'Exacte Online est le logiciel comptable du cabinet et certains clients afin d'y transférer les écritures comptables traitées par iDocus.
Utilise Exact Online? : Cette option permet de sélectionner / utiliser Exact Online dans le paramétrage dossier client. La liaison doit être paramétrée au niveau de chaque dossier (Configuration compte exact online).
Livrer automatiquement les écritures ? : Permet d'activer la livraison automatique vers l'outil comptable Exact Online. Cette option peut être écrasée dans le paramétrage dossier client.
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Sage Generation Experts
A utiliser lorsque Sage Generation Experts est le logiciel comptable du cabinet et certains clients afin d'y transférer les écritures comptables traitées par iDocus.
Voici les quelques étapes à effectuer pour la livraison des écritures
- Sur le menu principale de Sage Génération Experts, sélectionnez “Paramétrage
Marketplace” - Une fenêtre s’ouvre, cliquez ensuite sur “Ajouter une application privée”
- Cliquez ensuite sur “Suivant”
- Ensuite, choisissez l’option “Rattachement d’une application privée déjà
existante”, cliquez sur “Suivant” et saisissez ensuite l’identifiant de l’application
iDocus : 96b65a16-6dfd-4556-b934-32a5eaf858b5 - Sur la dernière étape, cochez les deux cases en bas de la fenêtre et cliquez sur
“Terminer” - Choisir le dossier concerné puis cliquer sur l’onglet
“Marketplace” - Ensuite double-cliquer sur “iDocus”
- Cocher la case et cliquer sur “Activer”
- Attendre l’apparition de la fenêtre suivante et cliquer sur OK
- Dans iDocus, sélectionner “Sage GEC” dans les logiciels comptables du dossier
- Cliquer sur “Oui” puis sur “Valider”
- Dans la rubrique suivante, cliquer sur “Editer”
- Dans la fenêtre qui s’affiche, choisir le dossier Sage Generation Expert à lier au
dossier iDocus et choisir le mode de livraison
Automatique : les écritures seront livrées plusieurs fois par jour dans Sage
Manuel : il faut lancer la livraison depuis le menu “mes documents” via le bouton de livraison - Il faut ensuite ouvrir l’onglet “Comptabilité” dans le dossier Sage, la popup
suivante va s’afficher - Patientez ensuite comme indiqué
- A la fin de l’import, cliquez sur “Accéder à la comptabilité”
- Les écritures sont ensuite disponibles avec leur pièce jointe
Coala
Cette option vous permet d’activer l'option d'export des écritures comptables et pièces pour Coala (.zip)
En activant la case Oui? et valider la modification, vous pourriez exporter les écritures pré-affectées dans un fichier .zip (coala) contenant les informations comptables.
Le fichier .zip contient les pièces comptables ainsi qu’un fichier excel des écritures comptables avec les informations suivantes :
- Date
- Journal
- Numéro de compte
- Numéro de pièce (c'est la référence de la pièce dans iDocus et le nom de la pièce comptable dans le fichier .zip. Format actuel: [Journal][Période 'YYMM'][NumPiece])
- Intitulé
- Débit
- Crédit
- Devise (Par défaut ‘E’ )
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Quadratus
Cette option vous permet d’activer l'option d'export des écritures comptables et pièces pour Quadratus (.zip)
En activant la case Oui? et valider la modification, vous pourriez exporter les écritures pré-affectées dans un fichier .zip (quadratus) contenant les informations comptables.
Le fichier .zip contient les pièces comptables ainsi qu’un fichier .txt des écritures comptables.
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Cegid
Cette option vous permet d’activer l'option d'export des écritures comptables et pièces pour Cegid (.csv)
En activant la case Oui? et valider la modification, vous pourriez exporter les écritures pré-affectées
* soit dans un fichier .csv contenant les informations comptables en sélectionnant csv (cegid) lors de l'exportation.
Le fichier csv généré contient les écritures comptables avec les informations suivantes :
- Date (format JJMMAAAA)
- Journal
- Numéro de compte général
- Numéro de compte auxiliaire
- Sens (Débit ou Crédit)
- Montant
- Libellé
* soit dans un fichier .zip contenant un fichier des écritures comptables au format .tra et les pièces attachées en sélectionnant TRA + pièces jointes (cegid) lors de l'exportation.
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Agiris
Cette option vous permet d’activer l'option d'export des écritures comptables et pièces pour Agiris (.txt)
En activant la case Oui? et valider la modification, vous pourriez exporter les écritures pré-affectées dans un fichier .txt (Fec Agiris) contenant les informations comptables.
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
ACD
Cette option vous permet d’activer l'option d'export des écritures comptables et pièces pour ACD (.txt)
En activant la case Oui? et valider la modification, vous pourriez exporter les écritures pré-affectées dans un fichier .txt (Fec ACD) contenant les informations comptables.
Remarque : Le type de séparateur dans le fichier est le « Pipe »
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Cogilog
Cette option vous permet d’activer l'option d'export des écritures comptables et pièces pour Cogilog (.txt)
En activant la case Oui? et valider la modification, vous pourriez exporter les écritures pré-affectées dans un fichier .txt (Cogilog) contenant les informations comptables.
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Autre (format d’export .csv)
Cette option vous permet d’activer et de configurer un fichier d’export des écritures comptables en format .csv nécessaires pour tous les outils comptables ne fonctionnant pas avec iDocus par API (Mode SaaS intégral).
En activant la case Oui? et valider la modification, vous pourriez exporter les écritures pré-affectées dans un fichier .csv contenant les informations comptables.
Choisissez les différentes données que vous souhaitez récupérer en comptabilité en cliquant sur Créer maintenant.
Ajouter ensuite les champs souhaités. Le séparateur point-virgule (;) est ajouté automatiquement sur chaque champ mais il est possible de le supprimer si vous souhaitez avoir deux informations dans une même colonne (exemple pour avoir le montant d'origine + Devise)
La description des champs disponibles est affichée dans la partie droite du formulaire
Vous pouvez lister/retirer les clients pouvons bénéficier de ce service en cliquant sur Modifier les dossiers assignés
Remarque :
- Pour les clients n'étant en liaison par API (Ex : Full, Sage GEC, ... ), le plan de compte est à créer manuellement par dossier dans l'onglet Plan comptable du dossier concerné faute d'interconnection cloud avec iDocus si vous utilisez une plateforme comptable fermée.
- Pour les clients étant en liaison par API et sur d'autres logiciels comptables, le plan de compte utilisé sera celui de logiciel comptable par API