Les factures envoyées dans iDocus sont converties en fichiers comptables intégrables dans les divers logiciels comptables et peuvent être télécharger sous plusieurs formats (.csv, .xml, .zip, ...) selon le Logiciel comptables activé pour le dossier.
Livraison vers le logiciel comptable par API
Pour un client qui utilise l'outil comptable avec une liaison par API ou un outil full web (le jeton d'accès Full étant valide), la livraison peut se faire automatiquement ou non selon le paramétrage de l'option « Livrer automatiquement les écritures ? » du dossier concerné. Si la livraison est automatique, il n'y aura aucune intervention du cabinet sur l'intégration des écritures dans l'outil comptable. Par contre, si elle n'est pas activée, il est nécessaire au cabinet d'envoyer manuellement les écritures.
Les lots dans la liste des lots générés par iDocus ayant des écritures non livrées ont l'information soit parce que le dossier n'est pas paramétré avec une livraison automatique des écritures soit parce qu'il y a eu une erreur sur la livraison.
Pour lancer la livraison des écritures
- Cliquez sur le lot que vous souhaitez livrer pour afficher les écritures générées
- Sélectionnez ensuite les écritures à envoyer
- Enfin cliquez sur
pour lancer la livraison.
Remarque : Vous avez également la possibilité d'envoyer toutes les écritures non livrées du lot en cliquant sur sans sélectionner les écritures ou encore d'envoyer une par une en cliquant sur
de chaque écriture.
Téléchargement du fichier des écritures comptables
Plusieurs modèle d'export sont déjà disponibles dans la plateforme pour certains logiciels comptables comme pour Full(.xml pour intégration directe ou .csv en indirect), Coala (.csv), Quadratus (.zip), Cegid (.csv), Fec AGIRIS (.txt), ...
Remarque : Pour pouvoir exporter les écritures en format .csv, il est nécessaire de paramétrer en amont le fichier d'export .csv
Pour lancer le téléchargement :
- Rendez-vous dans Mes documents > Pièces / Écriture comptable ou Opérations bancaires (pour les flux bancaires)
- Cliquez ensuite sur le lot que vous souhaitez télécharger
- Puis cliquez sur
- Choisissez ensuite le format du fichier
- Enfin, cliquez sur Valider.
Un fichier avec le format choisi sera enregistré sur votre PC avec les informations comptables.
Vous pouvez également récupérer la totalité des écritures en cliquant sur tout en haut et sans sélectionner les écritures
ATTENTION : Pour la récupération des la totalité des écritures, il est fortement conseillé de faire un filtre sur les écritures non récupérées avant de lancer l'export, cela permet de récupérer uniquement les écritures qui n'ont pas encore été téléchargées. Sans le filtre, vous risquerez de récupérer des écritures déjà récupérées auparavant et avoir des doublons en comptabilité.
Pour faire le filtre, Cliquez sur puis dans le formulaire, sélectionnez la valeur Non récupérée dans le champ « Livraison/Export écriture comptable » puis validez
Vous aurez ensuite la liste des lots de pièces non récupérés et vous pourriez lancer l'export