Ce menu permet d’accéder aux différents documents numérisés par iDocus ainsi que les écritures comptables générées par les pièces et les opérations bancaires.
L'onglet Documents contient les lots de pièces traités par iDocus avec les écritures générées et Opé. bancaires les écritures issues des opérations bancaire récupérées par l'automate.
En cliquant sur le lot (la ligne), toutes les pièces comptables numérisées apparaissent dans l'onglet Publiés, celles en cours de traitement dans l'onglet En cours. Cliquez sur la vignette pour visualiser la pièce
Dans l'onglet Infos, vous avez les informations du lot sélectionné
Vous pouvez ensuite basculer vers la pré-affectation comptable en cliquant sur << Pré-affectation >> en bas de page.
La pré-affectation consiste à générer des écritures comptables à partir des différentes pièces numérisées. Ces écritures sont affectées selon les paramètres définis dans iDocus et/ou votre outil comptable compatible SaaS en termes de période, journal comptable et compte comptable.
Dans la pré-affectation, vous avez la liste de toutes les écritures comptables du lot sélectionné.
Modification des informations comptables
Cliquez sur l'écriture pour modifier les données enregistrées.
Dans l'onglet Infos vous avez un formulaire contenant les informations comptables enregistrées, cliquez sur le champ pour modifier la valeur puis validez
Dans l'onglet Ecritures vous avez les montants ainsi que les comptes de l'écriture. Cliquez sur le montant ou le numéro de compte pour modifier. Vous avez également la possibilité de modifier le sens de l'enregistrement de l'écriture (débit crédit) en cliquant sur le montant puis sur Débit (pour envoyer le montant en débit) ou Crédit (pour envoyer le montant en crédit). Si la balance n'est pas équilibrée, un message d'erreur s'affiche « Balance non équilibrée »
Il est également possible de faire une édition multiple de plusieurs écritures. Si vous avez par exemple plusieurs écritures bloquées à la livraison pour cause l'exercice n'est plus ouvert dans l'outil comptable, vous pourriez alors modifier en masse la date des pièces au premier du mois par exemple pour contourner l'erreur. Pour ce faire, sélectionnez les écritures en maintenant la selection sur la vignette, cliquez ensuite sur l'icône d'édition en bas de page et modifiez les informations selon vos besoins.
Etat de la livraison des écritures
En parcourant les pièces, celles marquées avec une double flèche 
indiquent qu'elles ne sont pas encore livrées pour la livraison par API (Full, Sage GEC, ...), diverses raisons peuvent expliquer cela, soit le dossier n'est pas paramétré avec une livraison automatique des écritures et nécessite donc une intervention manuelle du collaborateur pour exporter les écritures, la pièce et l'écriture auront donc un tampon
soit il y a eu une erreur sur la livraison vers le logiciel comptable et la pièce et l'écriture auront donc un tampon
Ci-après quelques messages d'erreur possibles
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L'exercice correspondant n'est pas défini dans Full : Les pièces n'ont pas été livrées car elles ne correspondent pas à un exercice ouvert dans Full.
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Le journal est inconnu : le journal concerné n'est pas renseigné chez Full
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Le compte collectif doit être défini : A priori le compte collectif n'est pas défini dans le dossier Full, il faudrait compléter le plan de comptes.
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La période est vérifiée : la période est clôturée, il vous suffit soit de la ré-ouvrir soit de modifier la date des écritures dans iDocus et de les ré-envoyer vers Full
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...
Une fois les paramètres à jour, vous pouvez lancer la livraison vers Full. Pour ce faire, vous pouvez
soit cliquer sur en marge de chaque écriture pour envoyer une par une les écritures
Soit en envoyant plusieurs écritures en sélectionnant les écritures. Maintenez la selection sur la vignette de chaque écriture puis cliquez l'icône en bas de page en bas de page.
Soit en envoyant directement toutes les écritures non livrées du lot en cliquant sur Livraison écritures dans l'onglet Infos en pré-affectation
Filtre
Pour mieux contrôler les pièces et opérations bancaires traitées par iDocus, un filtre est mis à votre disposition dans Pièces / Pré-affectations > Filtre
La recherche se compose en 2 sections
Filtre sur les pièces
- Nom du lot : Recherche par le nom du lot ou une partie du nom du lot (Exemple IDOC%AIDE AC affichera tous les lots d'achats du dossier IDOC%AIDE. IDOC%AIDE AC 201910 affichera uniquement ce lot)
- Contenu : Pour effectuer une recherche par mot clef directement (Orange par exemple pour retrouver les documents contenant le mot Orange, qu'ils s'agissent du fournisseur et d'un jus d'orange)
- N° de pièce iDocus : Recherche sur la position de la pièce (Exemple : 5 pour rechercher toutes les pièces en position 5)
- Tags : Recherche sur les tags personnalisés par l'utilisateur.
Filtres sur les écritures comptables
- Livraison écriture comptable : Pour afficher les écritures livrées, non livrées (en attente ou en erreur)
- Date livraison : Recherche à partir de la date de livraison
- Date facture : Recherche à partir de la date de la pièce d'origine
- Nom de tiers : Recherche par le nom du fournisseurs/client
- N° de pièce : Recherche par le numéro de la pièce d'origine
- Montant : Recherche par le montant TTC de la pièce
NOTE : Voici les différents tampons possible sur les pièces
Si la pièce est en cours de pré-affectation.
Si l'écriture est bien livrée dans l'outil comptable.
Si la livraison vers l'outil comptable a échoué.
Si l'écriture est en attente d'une livraison manuelle du collaborateur (pour les dossiers ayant cochés Non pour la livraison automatique des écritures
Si l'écriture existe déjà quelque part dans les lots du dossier, elle est donc bloquée en et marquée comme Doublon
Si la pièce est bloquée car il s'agit d'un Documents hors périmètres.
Si l'écriture est en attente d'une Validation manuelle d'une analytique