iDocus permet désormais un traitement analytique des pièces envoyées par d'autres moyens que par téléversement (envoi par email, par scanner, par courrier, ...)
Activation de l'analytique pour le dossier
Pour bénéficier de ce service,
- Dans l'onglet Logiciel comptables / export csv du dossier concerné, activez l'option Activer la compta analytique ?
- Activez ensuite l'option Valider la compta analytique des pièces avant envoi en pré-affectation ?
Paramétrage de l'analytique
Une fois les options précédentes activées, toutes les factures déposées dans le dossier qui ne sont pas encore livrées dans l'outil comptable peuvent avoir un traitement analytique.
Les factures suivent alors le processus normal, du traitement OCR jusqu'à la restitution des documents dans les services externes. Avant le Traitement en pré-affectation, les pièces seront bloquées en état En attente Analytique dans l'attente d'une validation ou modification manuelle de l'analytique des pièces.
Pour configurer l'analytique d'une pièces en attente validation
- Rendez-vous dans Mes documents > Pièces / Écritures comptables
- Cliquez sur le lot concerné
- Dans la liste des pièces, celles marquées le tag
sont en attente validation analytique
Remarque : Vous pouvez également faire un filtre en indiquant dans Etat pièce la valeur « En attente validation analytique » - Sélectionnez le ou les pièces à modifier comme ci-après
- Cliquez ensuite sur l'icone Edition compta analytiques en haut
- Puis configurez l'analytique pour les pièces sélectionnées.
Remarque
- iDocus interroge le dossier dans Full pour obtenir la liste des Analyses et Axes pour le remplissage des champs.
- Si le journal sélectionné est paramétré avec une Analytique par défaut, les informations de l'analytique sera par défaut celles paramétrées dans le journal.
- Vous pouvez paramétrer jusqu'à 3 Analyses et 3 axes pour chaque analyse.
- La ventilation est à 100% par analyse. - Validez enfin les modifications. Les pièces passeront alors en cours de Traitement en pré-affectation.
Remarque
- Les pièces envoyées par Téléversement ne passent pas par l'étape de validation manuelle d'une analytique mais sont directement envoyées en Pré-affectation.
- L'analytique des écritures qui ne sont pas encore livrées dans l'outil comptable peuvent encore être modifiée (Ex : Ecriture en attente livraison, en erreur, en cours de pré-affectation, ...)
- Tant que l'analytique n'est pas validée dans Mes documents pour toutes les pièces, les écritures ne passeront jamais en comptabilité.