iDocus permet de récupérer les factures directement dans votre compte iBiza box. Il récupère automatiquement les fichiers disponibles depuis le répertoire Pièces Comptables.
Le répertoire de récupération est composé par des sous-dossiers de premier niveau correspondant aux journaux comptables du client. Dans chaque journal, sont classés des dossiers de second niveau correspondant à toutes les périodes mensuelles sous la forme AAAAMM (ex: 201707 [juillet 2017], 201708 [août 2017], 201709 [septembre 2017]).
Activation du service
Prérequis :
- Full doit être configuré pour l'organisation, un jeton d'accès valide dans l’onglet iBiza
- le client final doit être rattaché à un dossier dans Full dans l'onglet Logiciel comptables / export csv du dossier)
- les journaux comptables du client doivent correspondre aux journaux comptables dans Full.
Après les prérequis effectués, un onglet Ibiza Box sera disponible dans les pages de gestion des clients. Il suffit de cliquer sur le bouton Rafraîchir pour mettre à jour la liste des répertoires accessibles.
Il y aura autant de répertoire de récupérations que de journaux comptables disponibles pour le client dans iDocus.
La liste de répertoires accessibles dans lesquels iDocus va aller récupérer les documents dépend du nombre de périodes antérieures accessibles dans l'option de téléversement de chaque client.
Pour activer la récupération dans un journal, il suffit de cliquer sur Activer dans la dernière colonne de chaque journal.
Après l'activation de la récupération, le statut du journal est en état Sélection des documents, la première récupération mettra les documents récupérés en attente de sélection manuelle dans la partie Sélection des documents ibiza box restant à intégrer du client avant intégration. Il faudra donc choisir ensuite de les intégrer dans iDocus :
Le statut du journal sera en état Prêt puis iDocus récupérera automatiquement les fichiers toutes les 6 heures.
Les documents récupérés et traités par iDocus sont placés dans la partie Historique des documents récupérés depuis la box iBiza du client
Lorsque l'utilisateur désactive le service depuis iDocus, seule la récupération est désactivée. Si après l'utilisateur décide de réactiver plus tard, les documents qui seront récupérés passeront d'abord par l'étape de sélection de documents.
À noter également qu'après la mise à jour de Full, nous pourrions distinguer les documents déjà comptabilisés ("en vert dans Full") des non traités. Le client n'aurait donc plus à se soucier des documents qui seront automatiquement récupérés par iDocus peu importe dans quels dossiers ils se trouvent.
Conditions d'acceptation d'un fichier
Les conditions sont les mêmes que celles du téléversement, à savoir :
Extension : .pdf .jpeg .jpg .gif .png .bmp .tiff .tif Taille : 10 Mo maximum. Nombre de pages : 100 maximum.
État du Fichier : imprimable / non corrompu / non protégé par mot de passe.