iDocus utilise deux méthodes pour récupérer les informations de comptes d'une pièce selon le paramètre du cabinet.
Logiciel comptable lié par API (Full, Sage GEC, ...)
Si le client utilise l'outil comptable lié par API (Full, Sage GEC, ...), nous utilisons le plan comptable de ce dernier lors de la pré-affectation pour récupérer le numéro de compte/charge/produit
Il faut veiller donc à ce que le lien entre iDocus et logiciel Comptable soit bien créé. La synchronisation du plan comptable se fera ensuite automatiquement, tous les matins.
Les informations du plan de compte seront ensuite disponibles dans l'onglet Plan comptable
Important : Pour qu'il y ait une synchronisation automatique entre les deux plateformes, il est nécessaire d'activer la mise à jour automatique ci-après
En désactivant cette option, vous devez mettre à jour manuellement le plan comptable.
A noter : Inversement, si la synchronisation automatique n'est pas activée et que vous décidez de créer manuellement le plan comptable puis vous réactivez la synchronisation automatique, dans ce cas les informations mises à jour manuellement seront atomiquement écrasées.
Manuel
Dans l'onglet Plan comptable, vous pouvez créer manuellement les règles comptables applicables aux factures traitées par iDocus,
Pour créer un plan comptable :
- Rendez-vous dans Mon organisation > Clients > Plan comptable du dossier concerné
- Sélectionnez ensuite l'onglet correspondant à paramétrer Fournisseur ou Client
- Cliquez sur
puis renseigner les champs selon les informations du tiers
Nom du tiers : Nom du fournisseur ou du client (Ex : Orange)
Compte du tiers : Le compte fournisseur ou client (Ex : 401ORA)
Compte de contrepartie par défaut : Le compte de charge ou produit (Ex : 601000)
Code de TVA : Code TVA renseigné dans le l'onglet TVA
Code de TVA : Dans l'exemple, le code TVA à renseigner sera donc TVA10 ou TVA5 pour affecter la tva au compte 452100 ou 452000
TVA non récupérable : à cocher si vous ne souhaitez pas récupérer la TVA pour le tiers concerné. Il n'y aura donc que 2 lignes sur l'écriture générée
Comptes associés par catégorie : Pour affecter des catégories sur le tiers pour la gestion de plusieurs comptes associés
Compte de TVA autoliquidée déductibe
Compte de TVA autoliquidée collectée
Fournisseur auto-liquidé
Concernant les autres champs, il s'agit du paramétrage de l'autoliquidation de la TVA - Enfin validez les modifications en cliquant sur Valider
Vous avez également la possibilité de créer un plan de compte en masse par import csv (fichier excel)
- Rendez-vous dans Mon organisation > Clients > Plan comptable du dossier concerné
- Récupérez ensuite le modèle d'import en cliquant Télécharger le modèle d'import .csv. Avec ce modèle, il ne vous restera qu'à renseigner les informations sur chaque colonne avec un séparateur « ; »
Important : Il ne faut surtout pas supprimer l'entête déjà intégré dans le modèle d'import - Cliquez ensuite sur Parcourir puis choisissez le fichier .csv que vous avez préalablement créé contenant les informations à intégrer dans la plateforme. Un modèle d'import est proposé en cliquant sur « Télécharger le modèle d'import .csv ». Le code TVA étant le code TVA renseigné dans l'onglet TVA
- Enfin, cliquez sur
Import via un FEC
iDocus vous donne également la possibilité d'alimenter le plan de compte d'un dossier à partir d'un FEC. Pour ce faire
- Rendez-vous dans Mon organisation > Clients > Plan comptable du dossier concerné
- Cliquez sur Parcourir puis choisissez le FEC en format .txt
- Sélectionnez ensuite le séparateur utilisé dans le FEC « Séparateur Tab » ou « Séparateur Tube | »
- Puis cliquez sur
- Dans la nouvelle fenêtre, vous devez sélectionner dans la partie gauche les journaux à exploiter dans le FEC et dans la partie droite les champs de référence dans le FEC, une valeur par défaut est déjà attribuée sur chaque champ (règle générale qui nécessite rarement de modification) et à vous de les configurer selon les informations de votre FEC