Les automates sont des récupérateurs automatiques (robots), qui chaque jour, scannent les sites des banques renseignées au préalable.
En effet, il est nécessaire de se connecter une première fois sur son compte iDocus pour créer le récupérateur, pour ne plus se soucier ensuite de la récupération des opérations bancaires tout au long de l’année.
A aucun moment iDocus n’a accès à vos login/mot de passe qui sont stockés dans un coffre fort avec 2 clefs de sécurité.
Le client ayant l'option Automate dans son forfait bénéficie de la récupération automatique de ses opérations bancaires depuis les sites de ses banques.
Le collaborateur peut visualiser facilement l'ensemble des automates de ses clients dans le menu Mes automates > Automates puis en sélectionnant « Tous » sur le dossier. Seul le menu Mes automates sera actif pour cette option.
Le collaborateur peut également paramétrer les automates de chaque dossier en sélectionnant un client.
Vous pouvez après gérer les automates du client sélectionné.
Les actions possibles sont
Pour afficher la date de création et la date de la dernière modification de l'automate
Pour synchroniser manuellement l'automate
Pour éditer les informations du compte
Pour supprimer l'automate
Ajouter un automate
Vous pouvez créer un automate pour le dossier en cliquant sur « Ajouter ». Dans la nouvelle fenêtre tapez les premières lettres dans Fournisseur/Banque, les fournisseurs ou les banques disponibles s'afficheront puis sélectionnez l'automate désiré. Les URLs prises en charge par le connecteur sélectionné sont indiquées sous le champ du Fournisseur/Banque afin de ne pas se tromper générant ainsi une erreur.
Le type de l'automate s'affichera automatiquement ainsi que les informations nécessaires à remplir pour la création. Validez ensuite les modifications.
Remarque :
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Pour la plupart des automates, il n'est pas nécessaire de préciser le type de compte lors de la création, les identifiants que vous renseignez vous redirigera automatiquement vers le bon site.
Exemple : CIC particulier, CIC Professionnels, CIC Entreprises sont regroupées dans un seul automate CIC. Si vous souhaitez donc accéder dans l'une de ces espaces, il vous suffit d'utiliser l'automate CIC avec les identifiants correspondant.
Dans certains cas par contre, il est nécessaire de préciser le type de compte, dans ce cas un champ website « Type de compte » est demandé lors de la création comme dans l'exemple ci-après
- Le Code secret étant le login qui permet de s'authentifier au site de la banque et non celui iDocus
Une fois l'automate paramétré, il vous reste à sélectionner le/les comptes bancaires à traiter et de le/les paramétrer dans l'onglet Mes automates > Paramètres divers
Liste des automates
Cliquez sur « Automates disponibles » pour avoir la liste des automates actuellement disponibles dans iDocus.
Opérations bancaires
Dans Mes automates > Historique de récupération, onglet Opérations bancaires, il y a la liste des opérations bancaires récupérées par tous les automates du client sont disponibles dans cette partie. Vous pouvez faire un filtre en cliquant sur Filtrer à droite.
La colonne Pré-affecté indique le jour ou l'heure de la livraison des écritures. En effet, afin de garantir au maximum la qualité des écritures en sortie, nous avons décidé de décaler de quelques jours la livraison vers l'outil comptable.
Il est quand même possible de forcer la livraison des écritures en cliquant sur le bouton en haut à droite « Forcer la pré-affectation » mais cette action ne garantit pas par contre la détection de doublon ou de mise à jour.
Documents (Factures)
Tous les documents récupérés par les automates du client se trouvent dans cette partie. Vous pouvez faire une filtre en cliquant sur Filtrer à droite.